Spotkania biznesowe nie tylko budują pozytywne relacje między stronami, ale są też podstawą do finalizacji kluczowej umowy czy podpisania ważnego kontraktu. Aby jednak nawiązanie współpracy okazało się możliwe, potrzebne do tego są także sprzyjające warunki, dzięki którym w miłej atmosferze uda się sfinalizować projekt. Idealnym do tego miejscem są hotele o charakterze biznesowym.
Dlaczego warto zorganizować spotkanie biznesowe w hotelu niż w siedzibie biura? Każdy, kto zarządza firmą i ma kontakt z klientem, wie, jak ważne jest budowanie pozytywnych relacji. To dzięki nim współpraca jest znacznie bardziej owocna niż gdybyśmy kontaktowali się z kontrahentem tylko za pomocą maila bądź telefonu. Dlatego też tak istotną kwestią jest kontakt bezpośredni, którego podstawą są spotkania odbywające się w przyjaznej atmosferze. Zorganizowanie spotkania w biurze powoduje, że nie znajdujemy się na neutralnym gruncie, przez co trudniejsze może być nawiązanie relacji. Klientowi łatwiej otworzyć się na nasze propozycje i elastyczniej podejdzie on do współpracy w sytuacji, gdy obie strony czują się komfortowo i nie znajdują się w miejscu, które jest ich naturalnym środowiskiem pracy. Ponadto zapraszając klienta na spotkanie w eleganckiej sali konferencyjnej bądź restauracji, zwiększamy jego rangę i stwarzamy korzystne warunki do podjęcia działań biznesowych. Niewątpliwą zaletą organizacji spotkania w hotelu jest też to, że obsługa hotelu zajmuje się jego przygotowaniem, dbając o każdy szczegół, a my oszczędzamy czas i unikamy niepotrzebnego stresu związanego z zadbaniem o odpowiednią oprawę.##
Spotkanie w prestiżowym miejscu
Polecanym przez wiele osób związanych z biznesem miejscem są hotele, które spełniają odpowiednie kryteria do tego, aby mogło się tam odbyć spotkanie na wysokim poziomie. Czym zatem kierować się przy wyborze hotelu?
- Przede wszystkim istotne jest, aby hotel dysponował cichymi miejscami, w których skupimy się tylko na naszych rozmówcach. Mała sala konferencyjna bądź restauracja zapewniająca komfort rozmowy dzięki ustronnym stolikom to podstawa.
- Bardzo istotny jest także wygląd hotelu: powinien być schludny i oferować elegancki wystrój, podkreślający rangę spotkania. Wystrój powinien stawiać na minimalizm, który nie będzie rozpraszał uczestników spotkania.
- Kolejną niezwykle istotną kwestią jest menu, jakie oferuje hotel. Musi ono być co oczywiste smaczne i posiadać różnorodne dania, które zagwarantują, że każdy znajdzie coś dla siebie, w zależności od preferencji i stosowanej diety.
- W hotelu powinna znajdować się wysoko wykwalifikowana obsługa, która będzie potrafiła sprostać naszym oczekiwaniom i zaaranżować spotkanie zgodnie z wytycznymi. - Nasz hotel stara się przygotować spotkania zawsze według potrzeb Klienta. Oferujemy piękne restauracje oraz sale konferencyjne w samym centrum Krakowa, które sprzyjają spotkaniom biznesowym. Nasi klienci są usatysfakcjonowani ze świadczonych przez nas usług, głównie ze względu na profesjonalną obsługę, która ułatwia zarówno przygotowanie spotkania, jak i jego przebieg - mówi Marketing Manager hotelu Kossak w Krakowie, pani Joanna Ostrowska.
Dobre maniery
Aby jednak spotkanie faktycznie przebiegało pomyślnie, nie wystarczy zadbać jedynie o jego odpowiednią oprawę. Należy stosować zasady, które pokażą, że jesteśmy profesjonalni i mamy poważne podejście do klienta. Oto kilka ważnych kwestii, o jakie należy zadbać przed i w trakcie spotkania.
- Dzień przed spotkaniem prześlij każdemu z uczestników agendę spotkania, która pokaże, jak będzie ono przebiegać, określając wyraźnie jego cel, czas trwania oraz oczywiście godzinę rozpoczęcia. Nigdy nie planuj spotkania z samego rana lub po lunchu. Przeciwnie, zawsze przed posiłkiem lub tuż przed końcem pracy.
- Pamiętaj również, że spotkania biznesowe nie wymagają, aby uczestniczył w nich cały zespół. Obecne muszą być jedynie osoby, które wnoszą do projektu konkretne informacje bądź są decyzyjne.
- Podczas przygotowań do spotkania biznesowego pamiętajmy o stroju biznesowym, który wyrazi nasz szacunek do drugiej strony. - Wybierając miejsce przy stole, zaproponujmy najważniejszemu gościowi miejsce po naszej prawej stronie lub naprzeciwko. Z kolei przy wyborze dań kierujmy się preferencjami gości, ilością czasu, jaką dysponujemy i środkami, które możemy przeznaczyć na spotkanie.
- Nie przechodzimy od razu do meritum spotkania, na początek zaplanujmy krótką rozmowę towarzyską – takie działanie wprowadzi miłą atmosferę i pozwoli nam się rozluźnić. Później zacznijmy negocjacje. Powodzenia!
|