Obecnie w wieku pisania bezosobowych e-maili z wyrazami podziękowania, wysłanie komuś okolicznościowej karty z życzeniami tworzy osobistą więź z adresatem i przekazuje pożądane przesłanie do klienta. Obsługa jest pogodnym sposobem okazywania komuś uwagi. Zadowolenie równa się oczekiwaniom minus rezultaty. Jeżeli wykroczysz poza oczekiwania swojego klienta, to za jego pośrednictwem uzyskasz następną porcję grupowego biznesu. Ważnym jest podziękowanie klientom za ich zainteresowanie naszym biznesem i podziękowanie pracownikom za dobrze wykonaną pracę.

Osobiście nie mam nadziei na przywrócenie zwyczaju wysyłania kart okolicznościowych. Kto w dzisiejszych czasach ma czas na pisanie kart okolicznościowych?

W trakcie okresu świątecznego, hotele na całym świecie rutynowo wysyłają karty okolicznościowe, zarówno do swoich klientów, jak i do swoich pracowników. Jest to czasochłonny i pracochłonny proces. Karty okolicznościowe stały się również drogim wydatkiem.

Sam hurtowy zakup kart okolicznościowych, które są do Was wysyłane, nie eliminuje jednocześnie obowiązku ich wypisania (w moim przypadku dochodzi jeszcze konieczność wyrzucenia pierwszej karty, którą próbuję wysłać, ponieważ rutynowo robię błąd w ręcznym pisaniu, komponując zawartość tekstową) oraz zakupienia kopert, przyklejenia znaczków, zaadresowania kart i włożenia ich do kopert.

Przemysł hotelowy powinien skorzystać z możliwości usług internetowych, które są oszczędne pod względem kosztowym, korzystając z kart wirtualnych dla nawiązania stosunków z gościem na bardziej osobistym poziomie. Najbardziej oczywiste zastosowanie polega na przesłaniu podziękowań za dokonanie grupowych rezerwacji, zorganizowanie wszelkiego rodzaju seminariów czy konwencji.##

Istnieje wiele różnych korzyści wynikających ze stosowania internetowej technologii kart okolicznościowych, takie jak na przykład możliwość załadowania każdego zdjęcia lub grafiki z twojego komputera, które następnie może zostać wykorzystane do stworzenia samej karty. To jest rzeczywiście wielka rzecz.

Powiedzmy, że masz hotel organizujący konwencje m.in. dla różnych stowarzyszeń. Hotelowy personel sprzedaży dysponujący aparatami cyfrowymi robi zdjęcia członkom takiego stowarzyszenia w trakcie trwania rozmów prowadzonych na konwencji. Może on następnie stworzyć dostosowaną do określonych potrzeb, doraźną kartę okolicznościową, umożliwiającą załadowanie fotografii, jakie zrobili w trakcie konwencji i w trakcie której zbudowali bliskie kontakty, a następnie rozpowszechnić je na kartach okolicznościowych, czyniąc je bardziej osobistymi. Zagwarantuje to, że takie stowarzyszenie będzie pamiętało wiele miesięcy lub lat od czasu przeprowadzonej konwencji, że może należałoby uwzględnić ten hotel przy planowaniu organizacji następnego tego typu spotkania.

Ważny i godny uwagi jest fakt, że tego typu karta okolicznościowa jest kartą niespodziewaną. Karty okolicznościowe są zazwyczaj wysyłane z okazji urodzin, jubileuszy, świąt lub niektórych innych uroczystości, czy też zawiadomień. W takim przypadku, ze swoją fotografią uwidocznioną na karcie okolicznościowej hotelarz może wyróżnić się spośród swojej konkurencji.

Podobnie jest w przypadku, kiedy dokonujesz rezerwacji na organizację wesel, kiedy możesz wyszczególnić pozycję związaną z usługą kart okolicznościowych, jako „dodatkową wartość” w zakresie rezerwacji lub jako „nowy strumień dochodów” dla obiektu, ponieważ możesz zaoferować możliwość wysyłania zaproszeń w ramach wykorzystania medium kart okolicznościowych. W rzeczywistości, taki typ „Obsługi Gości” można oferować wszystkim gościom zatrzymującym się w hotelu na krótki okres czasu, w jakimkolwiek obiekcie zapewniającym dla swoich gości usługi internetowe. Co więcej, nawet internetowi i/lub kablowi dostawcy usług dla przemysłu hotelarskiego mogą rozpocząć marketing tego typu usług o „dodatkowej wartości” dla obecnych klientów hoteli. Przemyśl to. Powiedzmy, że gościsz u siebie wysokiej rangi kierownika – kobietę, która właśnie rozstała się na tydzień ze swoją rodziną z Bostonu, aby wziąć udział w kursie szkoleniowym w Dallas. Tak więc zjawia się w swoim hotelu i po kolacji idzie do swojego pokoju, loguje do Internetu, i voila, tworzy sobie swoją własną piękną kartę okolicznościową, którą następnego dnia składa w depozyt amerykańskiej poczcie. A oto, jeszcze bardziej zaskakujący przykład.

Ponieważ technologia jest stworzona w oparciu o wykorzystanie Internetu, ktokolwiek chce, może sobie stworzyć kartę okolicznościową, w jakimikolwiek miejscu na świecie się znajduje i może ją wysłać do jakiegokolwiek miejsca na świecie, do którego firma pocztowa U.S. Postal, dostarcza amerykańską pocztę. Jeżeli twój hotel znajduje się w Londynie, a twój gość hotelowy pochodzi z Nowego Jorku, to może skomponować sobie swoją osobistą pocztę elektroniczną w swoim pokoju hotelowym w Londynie, przekazać ją amerykańskiej poczcie, która prześle ją następnego dnia w tradycyjny sposób na adres pocztowy odbiorcy. Taka metoda pozwala na uniknięcie drogich międzynarodowych opłat pocztowych, nie wspominając już o tym, że karta dotrze do adresata już po dwóch, trzech dniach. Przesyłki zagraniczne wysyłane tradycyjnie zza granicy, docierają do odbiorców nawet po kilku tygodniach. I na odwrót, jeżeli mój klient mieszka w Londynie, a moją siedzibą jest Nowy Jork, mogę bez problemu wysłać mu kartę okolicznościową, wiedząc że międzynarodowa opłata pocztowa będzie automatycznie załączona do przesyłki.

Możesz również wykorzystywać program kart okolicznościowych do programu Lojalnego Pracownika. Wiele hoteli ustanowiło nagrodę dla „Pracownika Miesiąca”. Wyobraź sobie teraz, że pracownik hotelu miałby mieć zdjęcie zrobione z Dyrektorem Naczelnym hotelu, a okładka Karty Okolicznościowej zawierałaby tekst „Pracownik Miesiąca” (jeszcze jednym pożytkiem tego typu technologii jest możliwość zamieszczania dowolnych napisów, na dowolnej karcie). Wyobraź sobie również, że nie tylko ten pracownik otrzymuje wspomnianą kartę, ale także wszyscy jego współpracownicy w dziale. Takie podejście na pewno będzie motywujące.

Technologia ta umożliwia rozpowszechnianie wysokiej jakości kart okolicznościowych z komputera osobistego do jednej lub setek osób. Technologia kart okolicznościowych umożliwia także zaprogramowanie daty wysłania karty z rocznym wyprzedzeniem. Tak więc gdybyś chciał dokonać wielu wysyłek w ciągu roku, w terminach urodzin wszystkich swoich klientów, mógłbyś tak ustawić program, aby zostały one wysłane na tydzień przed datą urodzenia poszczególnych klientów. W podobny sposób, mógłbyś zaprogramować serie różnych kart (trzech lub czterech), aby wychodziły osobno, tydzień po tygodniu.

Przemysł hotelowy mógłby umiejscowić program kart okolicznościowych w pozycji pre-paidowych kart, kiedy gościom można by dostarczać zalaminowane karty, pozwalające im na natychmiastowy dostęp do Internetu, aby jeszcze tego samego wieczora stworzyć i wysłać kartę okolicznościową. Następnie przechowywaliby taką kartę w portfelu i mogli skorzystać z pozostałej przedpłaty w dowolnie wybranym czasie.

Ron Feldman