Nie ma sensu zawieranie umów, które nie zwierają paragrafów,
umożliwiających każdej ze stron na odstąpienie od kontraktu. Każdy prawnik wam
to powie. Istnieje bardzo wiele grupowych kontraktów, pisanych obecnie,
zawierających warunki odstąpienia od umowy, pozwalających kupującemu na
wycofanie się z kontraktu, pod pewnymi warunkami, ale nie wspominają one o
takich możliwościach zagwarantowanych dla hoteli. W umowie powinno być zawarte
przejrzyste sformułowanie co dzieje się, wówczas gdy którakolwiek ze stron
zdecyduje się na odstąpienie od umowy.
Terminologia używana w kontraktach winna być bardzo ścisła przy określaniu
jakie będą konsekwencje, jeżeli jedna ze stron zrezygnuje ze współpracy w
określonych terminach. Powinna być literalnie wymieniona wysokość kosztów
związanych z odstąpieniem od umowy w stosunku do którejkolwiek ze stron.
Warunki rezygnacji powinny zawierać możliwość rezygnacji z umowy w terminie
ściśle określonym w umowie, bez ponoszenia karnych konsekwencji finansowych, a
następnie winny być zastrzeżone stosownymi zapisami wysokości kar za
odstąpienie od umowy w kolejnych okresach poprzedzających finalizację umowy.
W umowie powinny być również zawarte terminy jej zakończenia. Stosowane to jest
dlatego, aby każda ze stron mogła zakończyć współpracę, gdy po jej stronie
zajdą nieprzewidziane okoliczności, bez obowiązku uiszczania karnych opłat.
Nazywa się to klauzulą o Sile Wyższej. Jakkolwiek, trzeba to podkreślić, że w
umowie może być zawarta dowolna ilość przyczyn umożliwiająca wcześniejsze
zakończenie umowy, jeżeli zgadzają się na nie wszystkie zainteresowane strony.
Klauzula taka powinna w szczególności wskazywać, że każda z przyczyn
umieszczonych na liście zawartej w umowie uniemożliwia dalszą skuteczną realizację
umowy. Personel sprzedaży powinien być świadomy, że wielu potencjalnych
nabywców z segmentu grup biznesowych, próbuje dodać do umowy załącznik z bardzo
szerokim zakresem spraw, które mogą być niepraktyczne w realizacji umowy, co
nie znaczy, że umowa nie będzie możliwa do wykonania.
Niektórzy potencjalni klienci wychodzą z założenia, że jeżeli wykreśli się z
umowy klauzule regulujące odstąpienie od umowy i hotel się na to zgodzi, to
będą już mieli samodzielnie możliwość rezygnacji z umowy w dowolnym momencie
bez niebezpieczeństwa zapłaty kar. Oczywiście tak nie jest i personel sprzedaży
w hotelach, kurortach i centrach konferencyjnych powinien doradzić takim
klientom, że karne opłaty z wycofania się z umowy będą prawdopodobnie wyższe,
jeżeli w umowie nie jest zawarta możliwość jej rozwiązania pod pewnymi
warunkami. Technicznie rzecz biorąc, jeżeli mamy kontrakt prawny, który nie
zawiera klauzul dopuszczających możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy lub
jej zakończenia, pozwalających przedsiębiorstwu nabywcy na „wyjście” z niej,
obiekt hotelowy znajduje się w bardzo korzystnej sytuacji. W takim przypadku,
wycofująca się z umowy strona będzie zobowiązana do poniesienia wszelkich
wydatków, w wysokości przewidywanego zysku. Hotel, w tym wypadku będzie miał
obowiązek zmniejszenia kosztów (dołożyć wszelkich starań do ponownej sprzedaży
pokoi i powierzchni hotelowej). Nawet jeżeli nie wygląda to najgorzej dla
hotelu, to jednak stwarza to szereg problemów, jeżeli nie mamy w umowie
zawartych klauzul dotyczących rozwiązania lub zakończenia kontraktu.
Ani klauzule dotyczące rozwiązania umowy, ani jej przedwczesnego zakończenia,
nie mają nic wspólnego z potencjalnym nabywcą, który nie wypełnia wszystkich
postanowień umowy, takich jak, nie wynajęcie całego bloku pokoi, do czego się
zobowiązał lub nie wypełnia gwarancji obsługi żywieniowej, tak jak to wcześniej
uzgodniono. Klauzula dotycząca kar załatwia wszystkie te detale, wyliczając
szczegółowo wysokości kar, które muszą być zapłacone za pokoje, sale konferencyjne
lub nie wywiązanie się z gwarantowanych usług gastronomicznych.
© Copyright Howard Feiertag
Tytuł artykułu w oryginale “Cancellation clauses protect hotels, groups”
Reprint i tłumaczenie artykułu przez ehotelarz.com za zgodą autora.
Howard Feiertag - dobrze znany weteran w przemyśle hotelarskim z ponad
40-letnim doświadczeniem w różnych obszarach hotelarstwa: zarządzanie usługami
konferencyjnymi, działalność operacyjna hotelu, gastronomia, sprzedaż i
marketing, jak również w przemyśle turystycznym, certyfikowany konsultant
marketingu i zarządzania, członek wielu organizacji turystycznych i
hotelarskich (Institute of Certified Travel Agents, HSMAI, MPI), zdobywca wielu
nagród za osiągnięcia w dziedzinie szkoleń m.in. Educator of the Year (Professional
Convention Management Association), Excellence in Sales and Marketing Strategy,
prawdzi zajęcia dla Educational Institute of AHLA, Hospitality Services of
America, MPI, HSMAI, wielu hoteli, organizatorów spotkań oraz biur podróży,
autor ksiażki “Lesson From the Field – A Common Sense Approach to Effective
Hotel Sales” oraz wielu artykułów w magazynach branżowych m.in. Hotel &
Motel Management.
Kontakt:
Howard Feiertag
email: howardf@vt.edu
www.hsa.com
|
