Zlecanie realizacji projektu wykonawcom zewnętrznym jest poważną
decyzją i często wymaga zaangażowania znaczącego zainwestowania. Aby być pewnym
uzyskania od konsultanta najwyższej wartości, koniecznością jest
zagwarantowanie sobie odpowiedniej ilości czasu dla procedury wyboru wykonawcy.
Zbyt wielu klientów jest tak niecierpliwych uzyskaniem rezultatów, że
zaniedbują ten decydujący etap procedury i tracą mnóstwo pieniędzy płacąc za
nieudany projekt.
Istnieją dwa kluczowe dokumenty, które pomogą ci oszacować i zwerbować
najlepszego konsultanta, spełniającego twoje wymogi:
1. Konspekt projektu konsultingowego lub Wymogi oferty
Klient powinien przygotować Konspekt Projektu, gdzie poda kluczowe informacje
potrzebne konsultantowi do precyzyjnego zrozumienia wymagań. Jeżeli
streszczenie zawiera poufne informacje lub plany, jest całkowicie do przyjęcia,
aby konsultant podpisał porozumienie o poufności, zanim wręczysz mu swoje
streszczenie.
Szczegółowy Konspekt Projektu jest decydującym czynnikiem powodzenia projektu i
powinien zawierać:
• profil firmy obejmujący historię biznesu, jak również ogólną charakterystykę
prowadzonej działalności, główne cele rynkowe i standardy obsługi,
• opis projektu konsultingowego, którym jesteś zainteresowany, zawierający
podstawowe powody, dla których podjąłeś się realizacji projektu, kluczowe
działania, których oczekujesz i potencjalne działania, które możesz podjąć w
zależności od rezultatu projektu,
• żądane produkty finalne powstałe w wyniku realizacji założonego projektu i w
jakiej formie,
• harmonogram, w którym przedstawiasz termin rozpoczęcia i zakończenia prac nad
projektem,
• jakiego rodzaju informacjami i jaką ilością czasu możesz wspomóc konsultanta,
co może ograniczyć czas jego pracy i związane z tym koszty wykonania projektu,
• specyficzne warunki związane z projektem, takie jak kwestie poufności,
własności produktu finalnego i ograniczenia w procedurze,
• szczegóły dotyczące wydania propozycji włącznie z terminem, formatem i danymi
kontaktowymi,
• wymaganie przedstawienia referencji od ostatnich, znaczących klientów, •
prośba przedstawienia próbek produktu finalnego.
„Jest całkowicie przyjęte, poprosić konsultanta o podpisanie porozumienia w
sprawie poufności, przed dostarczeniem mu konspektu projektu” - Julie Garrow,
Dyrektor Zarządzający, Intelligent Spas.
Konspekt Projektu powinien być wysłany do co najmniej dwu firm konsultingowych,
aby można było dokonać porównania, jakkolwiek jeżeli jest przesłany do wielu
firm, klient dowie się więcej o proponowanych metodologiach i zidentyfikuje
firmę z najbardziej istotnym doświadczeniem.
2. Propozycja Konsultingowa
Propozycja Konsultingowa jest przygotowana przez konsultanta w formie prawnej
umowy pomiędzy klientem a konsultantem, dotyczącej kontraktu. Powinna ona
zawierać:
• streszczenie konspektu klienta, przypominający ponownie główne cele i
produkty finalne projektu,
• szczegółową metodologię realizacji projektu proponowaną przez konsultanta,
działania dodatkowe wymagane do realizacji projektu i opis produktów finalnych
projektu,
• opis informacji i / lub czasu żądanych od klienta,
• szczegółowy harmonogram podkreślający główne części projektu, takie jak
sugerowana data rozpoczęcia, spotkania z klientem, nieprzekraczalne terminy dla
dostarczenia wymaganych od klienta informacji oraz projektowane i ostateczne
produkty finalne,
• szczegółową listę kosztów konsultingowych,
• listę i szacunek przewidywanych kosztów ponoszonych z własnej kieszeni,
• warunki płatności z wyszczególnieniem przedpłat, zaliczek i płatności
końcowych, • warunki zawierające okres ważności oferty, warunki odstąpienia od
umowy i płatności za wykonaną pracę, sposoby i warunki zapłaty oraz prawne
warunki związane z przekazaniem projektu,
• Referencje firmy zawierające jej krótką historię, profil, istotne projekty i
konsultantów pracujących na rzecz firmy oraz referencje dwóch najbardziej
znaczących projektów,
• Życiorys personelu konsultacyjnego, który będzie pracował nad projektem, z
zaznaczeniem, kto będzie liderem projektu i osobą do kontaktu z klientem,
• Stronę akceptacyjną, którą podpisują obie strony, akceptując Propozycję
Konsultingową oraz zawarte w niej warunki.
Możliwe jest przedyskutowanie i dokonanie zmian w Projekcie Konsultacyjnym, aby
obie strony były zadowolone z uzgodnionych działań. Podpisanie strony
akceptacyjnej powinno być dokonane po wszystkich przedyskutowanych zmianach,
wprowadzonych do ostatecznego tekstu Propozycji Konsultingowej.
Julie Garrow - Dyrektor Zarządzający firmy Intelligent Spas,
reprezentowała trzy spośród czterech, dużych, globalnych firm konsultingowych z
branży turystyczno-hotelarskich w Australii i Singapurze w latach 1992- 2001.
Kontakt:
Julie Garrow
www.intelligentspas.com
|