Kiedy rozważysz ilość czynników zmiennych,
które mogą wpływać na liczbę uczestników spotkania takich, jak urok miejsca,
treść programu, różnorodność prelegentów i zakres rozrywek, w porównaniu z
konkurencyjnymi imprezami – możesz skłaniać się ku wnioskowi, że zabezpieczenie
gwarancji na usługi gastronomiczne jest formą zgadywanki.
W rzeczywistości jest to raczej sprawa analiz statystycznych – starannych i
dokładnych, profesjonalnych analiz danych historycznych, jak również obecnych
warunków.
„Historia odgrywa olbrzymią rolę przy ustalaniu gwarancji. Jest to numer 1 do
wzięcia pod uwagę.” powiedziała Karen Watson, dyrektor ds. planowania
księgowego w firmie Conferon.
Kiedy analizujesz historię twojego spotkania, zbadaj schematy wstępnej
rejestracji; lokalną sprzedaż biletów; szablony przyjazdów/wyjazdów; ilość
anulacji; ilość niedojazdów (no-shows), ilość uczestników (w rozbiciu na
kategorie: członkowie, wystawcy, osoby towarzyszące itp.); udzielone gwarancje;
naddatki do udzielonych gwarancji i udział procentowy uczestników,
korzystających z poszczególnych usług gastronomicznych w porównaniu z ogólną
ilością uczestników.
Nie ograniczaj swojej analizy do danych dotyczących tylko jednego roku. Dokonaj
rewizji kilku lat. „Czasami dane historyczne obejmujące jeden rok nie są
wystarczające.” zauważyła Watson. „Na przykład w ubiegłym roku zorganizowaliśmy
spotkanie w San Diego i okazało się, że bardziej adekwatnymi informacjami były
dane z 1996 r. a nie z roku 1997.”
Kiedy dokonujesz statystycznej analizy danych historycznych, zwróć uwagę na to,
jak bieżące uwarunkowania mogą wpłynąć na funkcje gastronomii. Rozważ
następujące zmienne:
Lokalizacja. Jeżeli obiekt jest zlokalizowany na uboczu, uczestnictwo w
posiłkach będzie prawdopodobnie wysokie, ponieważ delegaci, siłą rzeczy, nie
mają dużego wyboru. Ale jeżeli lokalizacja jest w centrum miasta lub innym
ruchliwym miejscu, możesz stracić uczestników na rzecz lokalnych restauracji,
sklepów, muzeów, teatrów, lokali rozrywkowych, imprez sportowych lub innych
rozrywkowych opcji.
„Jeżeli twoje spotkanie ma miejsce, na przykład, w Bostonie, ludzie mogą wybrać
się na zakupy do centrum handlowego i przekąsić coś na miejscu zamiast
uczestniczyć w zorganizowanym lunchu... jeżeli mają 1,5 godzinną przerwę na
posiłek.” zauważyła Watson. „Jeżeli jednak wyznaczysz tylko godzinną przerwę,
mogą nie wybierać się „na miasto” z obawy o możliwość spóźnienia się na dalszą część
spotkania.”
Osoby dodatkowe. Pamiętaj o uwzględnianiu „osób dodatkowych”, jak
wystawcy, osoby towarzyszące, prelegenci, artyści i personel. „Osoby
towarzyszące z reguły zaprasza się na niektóre posiłki, ale nie na wszystkie.
Przykładowo, może się ich nie zapraszać na lunche, ale mogą być zapraszane na
przyjęcia otwierające i kończące konferencje.” wskazała Watson. „Wystawców nie
zaprasza się zwykle na wszystkie posiłki, a jeżeli są zaproszone, to i tak z
reguły w nich nie uczestniczą, jeżeli posiłek jest w porze przygotowywania
przez nich swoich stanowisk.”
Nie zakładaj również, że prelegenci pracujący w czasie lunchu, pozostaną na
wieczornych przyjęciach. „Nie możesz nawet założyć, że osoby przemawiające po
lunchu, będą jedli go wspólnie z grupą” powiedziała Arlene Sheff z CMP w
Irvine, Kalifornia.
Uczestnictwo osób miejscowych. Jeżeli uczestnictwo osób miejscowych jest
wysokie, możesz spodziewać się nieznacznego spadku w usługach gastronomicznych.
„Osoby zamieszkujące w miejscu organizacji spotkania, mogą nie dołączać do was
na śniadania i mogą nie uczestniczyć w posiłkach wieczornych, ponieważ wolą
przebywać w tym czasie w domach, z rodziną,” zauważyła Sheff.
Zmiany w programie. Dokonaj przeglądu wszystkich znaczących zmian w
programowaniu spotkań jakie zdarzały się, z roku na rok, aby zorientować się
czy wpływały one na uczestnictwo w gastronomii. Jeżeli zaplanujesz nowe
działania o charakterze współzawodnictwa w trakcie przerwy na lunch, na
przykład, może to doprowadzić do spadku liczby uczestników obecnych na tymże
lunchu. To samo może się zdarzyć, kiedy organizator zaplanuje prezentację
ważnego, nowego produktu w trakcie lunchu.
Planowanie rozkładu dnia. Jeżeli uczestnicy będą kłaść się spać późno w
nocy po przyjeździe, z powodu przyjęcia tematycznego czy wydarzenia
sponsorowanego przez wystawcę mogą mieć problemy z dotarciem na śniadanie
szczególnie wtedy, gdy jest ono zaplanowane na 7.30 rano. Podobnie, jeżeli
zaplanujesz lunch na późne popołudnie, a spotkanie ma miejsce w ośrodku wypoczynkowym,
delegaci mogą raczej wybrać zamiast niego, partyjkę golfa.
Kiedy będziesz przeprowadzał swoje kalkulacje, musisz sobie uświadomić, że
gwarancje nie mogą być nigdy obniżane, ale zawsze mogą być rozszerzone.
„Oznacza to więcej pieniędzy dla hotelu, a więc rzadko jest to niemożliwe,”
powiedziała Watson. „Jednakże musicie podejmować działania w rozsądnym okresie
czasu. Staramy się, aby nie robić tego z wyprzedzeniem krótszym niż 24
godziny.”
Kiedy musisz udzielić gwarancji na dłużej niż na jeden dzień, szczególnie
wtedy, gdy w grę wchodzą weekendy, najskuteczniejszą taktyką jest obcięcie
gwarancji dnia drugiego. Celem tego działania jest wygospodarowanie sobie
trochę czasu, aby zorientować się, gdzie uczestnictwo w usługach
gastronomicznych dnia poprzedniego kończy się, przed udzieleniem ostatecznych
gwarancji na dzień następny.
Jakkolwiek istotne jest, abyś przedyskutował to z menedżerem ds. gastronomii,
aby upewnić się, że dobrze się czuje w granicach tych miękkich gwarancji, a
także określić, jaki będzie zakres elastyczności w rozszerzaniu gwarancji w tym
24-godzinnym okresie. Ulgi będą działały na twoją korzyść jeżeli będziesz
otwarty i szczery w komunikacji.
Jeżeli potrzebujesz bardzo dużych rozszerzeń na ostatnią chwilę, a twoje menu
zawiera specjalne pozycje, których hotel nie ma normalnie na stanie, nie
będziesz mógł serwować tego samego posiłku dla wszystkich gości. Możesz, na
przykład, zostać zmuszony do zmiany dania głównego i deseru.
Jeżeli taka sytuacja powstanie, poinstruuj kelnerów, aby podawali alternatywne
posiłki dla całych stolików ustawionych w jednej części sali konsumpcyjnej –
najlepiej dla członków personelu, siedzących przy stolikach, które nie są
usytuowane w centrum sali. „Staraj się nie dopuścić do sytuacji, kiedy musiałbyś
kilku osobom siedzącym przy stoliku podać łososia, a innym również z tego
samego stolika, np. kurczaka.”
Rozważ również konieczność dodatkowej opłaty dla kelnerów, będących w
pogotowiu, aby nie dopuścić do spowolnienia obsługi w związku z większą liczbą
osób w ostatniej chwili - zasugerowała Sheff.
Aby zapewnić stosowne gwarancje dla bankietu zamykającego konferencję, który
jest prawdopodobnie najdroższym wydarzeniem, ustanów wejście na bankiet za
biletami. Ogłoś w swoich materiałach rejestracyjnych, że przewidywane są bilety
i rezerwacja miejsc na wieczorne przyjęcie. Ustal godziny, w których uczestnicy
będą mogli dokonać rezerwacji miejsc już na miejscu i podaj ostateczny termin
dokonywania rezerwacji, który będzie obowiązywał, jeszcze w czasie trwania
konwencji, ale będzie również spełniał ustalenia polityki gwarancyjnej hotelu.
(Będziesz mógł potrzebować ponownie otworzyć na krótko stanowisko rejestracyjne
w dniu organizacji imprezy, aby wprowadzić konieczne zmiany z ostatniej
chwili).
Podczas gdy główna korzyść z emisji biletów jest czynnikiem kontrolnym kosztów
dla sponsora spotkania, to również uczestnicy zazwyczaj preferują taki system,
ponieważ pozwala im na wczesny dobór współtowarzyszy obiadu zamiast panicznego
rezerwowania stolików natychmiast po otwarciu drzwi sali bankietowej.
Trochę matematyki
Analizowanie liczb przed rejestracyjnych jest jednym ze sposobów radzenia sobie
z wstępnymi gwarancjami. Aby wykorzystać tę metodę potrzebujesz danych
historycznych z okresu co najmniej jednego roku, włącznie z danymi dotyczącymi
tego, co było gwarantowane i co faktycznie zostało zrealizowane, jak również
dane przed rejestracyjne ogółem dla tego roku, według stanu na dzień, w którym
zostały określone gwarancje.
Dla każdego rodzaju usługi gastronomicznej, wylicz wartość procentową osób
wstępnie zgłoszonych, którzy zostali faktycznie obsłużeni, co uzyskasz przez
podzielenie rzeczywistej ilości wykorzystanych nakryć, przez ogólną liczbę osób
zgłoszonych. W poniższym przykładzie 2 tyś ludzi było wstępnie zgłoszonych na
konferencję na dzień, kiedy gwarancja została określona.
Jak wykorzystać te informacje dla ustalenia gwarancji na aktualnie organizowane
spotkanie:
• Określ ogółem ilość wstępnie zgłoszonych osób, według stanu na dzień, w
którym wyliczane są wstępne gwarancje.
• Pomnóż ilość wstępnie zgłoszonych, przez wyżej wymienione wartości
procentowe, aby ustalić prognozowane uczestnictwo dla każdego rodzaju obsługi w
roku bieżącym.
• Bazując na hotelowej polityce w sprawie nadkompletów (zazwyczaj 5 %) zmniejsz
ostrożnie uzyskane liczby (w granicach wartości procentowej nadkompletu), aby
dopuścić większą elastyczność i wyeliminować straty. W przykładzie poniżej,
liczba osób wstępnie zgłoszonych wynosi 2.200, a nadkomplet w
hotelu jest określony na 5 procent.
Źródło: Conferon
© Copyright 2006 www.pcma.org
Przedruk i tłumaczenie za zgodą Convene - magazynu wydawanego przez
Professional Convention Management Association.
|
