Przyjęcia stają się duże. W rzeczywistości tak
duże, że zaczynają zastępować tradycyjne kolacje organizowane na wielu
konferencjach. I dzieje się tak nie bez przyczyny. Przyjęcia dają ich
uczestnikom możliwość łączenia się i przebywania wśród większej liczby ludzi,
oferują większą różnorodność potraw i mogą zostać zaprojektowane w ten sposób,
aby móc sprostać praktycznie każdemu budżetowi.
„Przyjęcia rozszerzone” szczególnie dobrze sprawdzają się w czasie wieczorów
powitalnych, powiedziała Dana Durand, dyrektor usług konferencyjnych i
cateringowych w Hyatt Regency Monterey. „Kiedy ludzie przylatują z bardzo
daleka, dobrym ze wszech miar pomysłem, jest zaoferowanie im czegoś konkretnego
do zjedzenia, zamiast pozostawiania ich samym sobie na kolacji. Mogą tłoczyć
się w hotelowych restauracjach, w których nie znajdą tego czegoś, czego
poszukiwali. Próbowanie zaś wyprawy ‘na miasto’, nie jest zazwyczaj odpowiednim
pomysłem na pierwszy wieczór pobytu,” zwróciła uwagę.
„Obfite przyjęcie sprawdza się lepiej od tradycyjnej kolacji, ponieważ jest ono
na rękę osobom przyjeżdżającym o różnych porach i pozwala uczestnikom na
swobodny ubiór i możliwość spędzenia bardziej relaksującego wieczoru”
kontynuowała Durand. „Daje to również szansę organizatorowi konferencji do
osobistego powitania gości, zorientowania ich w obiekcie, zaopatrzenia ich we wszelkiego
typu żądane materiały i udzielenia odpowiedzi na pytania przed rozpoczęciem
biznesowej części konferencji, rozpoczynającej się następnego ranka.”
Zazwyczaj rozszerzone przyjęcie wymaga rozstawienia wielofunkcyjnych stanowisk
żywieniowych, na których wykonywane są określonego rodzaju działania, jak np.
krojenie pieczonego indyka, podrzucanie makaronu, grillowanie kurczaków czy
smażenie naleśników. Często również dokonywane czynności związane są ze sobą
tematycznie. Hyatt Regency Long Beach zorganizował ostatnio przyjęcie o
tematyce związanej z Nowym Orleanem, na których podawano jambalayę (pikantną
potrawą z ryżu, warzyw i owoców morza), czerwoną fasolę z ryżem, gotowane raki
i kilkanaście innych potraw z ryb, gotowanych w woku.
„Jest to znakomite rozwiązanie dla grup budżetowych, ponieważ takie potrawy,
jak ryż z fasolą są niedrogie,” powiedziała Roseanne Doss, dyrektor działu
gastronomii w Hyatt Regency Long Beach. „Łatwym zadaniem było również wykonanie
dekoracji do tego przyjęcia. W wejściu umieściliśmy znak z napisem Bourbon
Street. Blaty stolików pokryliśmy gazetami i siatkami rybackimi. Ponadto
zamiast używania podgrzewaczy do talerzy, kucharze skorzystali z cegieł i
dużych glinianych dzbanów i garnków. Widok był fantastyczny.”
Innym razem, do organizowanej imprezy można było dołączać elementy
interaktywne. Przykładowo Hyatt Regency Monterey zorganizował przyjęcie
związane z tradycyjną włoską kuchnią i typowymi włoskimi jadłodajniami wraz z
odpowiednimi stanowiskami, muzyką na żywo i odmianą włoskiej gry w kule
(bocce). „Zapraszamy lokalną grupę Amerykanów włoskiego pochodzenia i
organizujemy regularny turniej gry w bocce” powiedziała Durand. „Jest to bardzo
proste w wykonaniu, a zdecydowanie promuje współdziałanie pomiędzy uczestnikami
przyjęcia. Zazwyczaj polecamy takie rzeczy przy końcu tygodnia, kiedy ludzie
mają okazją do wyluzowania się.”
Niezależnie od tego, czy zamierzasz zorganizować dokładnie przygotowane
przyjęcie czy jednogodzinną imprezę, powinieneś zastosować pewne środki ostrożności
takie, jak przedstawiono poniżej, aby uniknąć kosmicznie wysokich kosztów i
problemów związanych z płynnością ruchu.
Kreatywne sposoby
oszczędności
Łatwo być kreatywnym, kiedy możesz sobie pozwolić na wydawanie dużych kwot
pieniędzy. Planowanie przyjęcia może być jednak bardziej satysfakcjonujące,
kiedy pracujesz w warunkach napiętego budżetu. Zapytaj o to, po prostu, Debrę
Dohnert, organizatora konferencji w Amerykańskim Instytucie Dyplomowanych
Publicznych Księgowych. Dohnert, sprawnie przedstawia inteligentne, nisko
kosztowe sposoby przekształcenia nijakich przyjęć w imprezy o wyjątkowym
charakterze.
Na przykład weź pod uwagę rzeczy, które potrafiła robić z serem. Kiedy Dohnert
odkryła, że nowy szef kuchni w Grand Hyatt w Waszyngtonie, pochodzi ze
Szwajcarii, zdecydowała się na serwowanie Raclette, sera ze Szwajcarii.
Korzystając ze specjalnie zaprojektowanych urządzeń ustawianych na stołach,
personel rozgrzewał ser do stanu topnienia, zeskrobywał go i serwował
uczestnikom przyjęcia, z ziemniakami, kiełbasą i korniszonami. „To była
wspaniała potrawa” mówi. „To było, coś w rodzaju przedstawienia. Nie musiałam
serwować wielu innych potraw, ponieważ ten ser był taki bogaty” wspomina. „A
ponadto, nie musiałam wynajmować urządzeń do jej przygotowywania, ponieważ
hotel je już posiadał.”
Przy organizacji innego przyjęcia Dohnert nie mogła sobie pozwolić na dużo
więcej, niż na ser, w zakresie kosztów związanych z artykułami spożywczymi.
Zaoferowała więc kilkanaście rodzajów sera, dodała owoce i orzechy, aby
wzbogacić stanowisko żywieniowe, podała kilka rodzajów kalifornijskiego wina i
wykreowała, nie wymagające przygotowań przyjęcie tematyczne. Przygotowała
również nadziewane fondue z kostkami szynki i wołowiną. „Zamiast
przygotowywania starych, tradycyjnych potraw, staram się zrobić coś innego.”
mówi. „Zaryzykowałam i to mi się opłaciło.”
Innym ryzykownym posunięciem, podjętym przez nią, jest serwowanie zup na
przyjęciach. „Po raz pierwszy, kiedy tak zrobiłam, wydział cateringu był co do
tego sceptycznie nastawiony, ponieważ nikt nigdy przedtem nie podawał zup na
przyjęciach. Jednakże uczestnikom zdecydowanie się to spodobało – no i jest to
tanie.” wspomina. Obecnie zupa jest jednym z jej głównych dań. Rodzaj zupy
zmienia się w zależności od miejsca organizowania przyjęcia, ale prawie zawsze
serwuje się je w bulionówkach.
Kiedy Dohnert nie dysponuje odpowiednio wysokim budżetem, aby zapewnić na
przyjęciu pełne wyposażenie baru, to promuje i prezentuje imprezę w taki
sposób, aby goście nawet nie zauważyli, że czegoś brakuje. Na przykład na
przyjęciu meksykańskim zapewniła tylko piwo, wino i sangrię. Na barze umieściła
jednak znak informujący, że piwo i wino było fundowane przez hotel, a w
programie konferencji zaprosiła uczestników do integracji przy piwie, winie i
sangrii.
Rezultat? „Żadna osoba nie poskarżyła się, że na przyjęciu nie było pełnego
baru.” zauważyła. Jeżeli potrafisz się prawidłowo i efektywnie komunikować, nie
będziesz miał żadnych problemów. Kiedy ludzie wiedzą z góry, co będzie do ich
dyspozycji, nie zdarza się im mieć jakichkolwiek fałszywych oczekiwań.”
Dana Durand, dyrektor usług konferencyjnych i cateringowych w Hyatt Regency
Monterey, wyznaje tę samą filozofię. „Kiedy zapewnienie pełnego baru jest
niemożliwe z powodów kosztowych, możesz uczynić z piwa, wina i miękkich drinków
bardziej interesującą ofertę serwując większą różnorodność napojów i wina
regionalnego.” powiedziała. „Możesz również podgrzać atmosferę, drukując i
rozdając niewielkie mapki z oznaczeniem lokalnych pijalni i winiarni. W
większości ludzie są zadowoleni, mając możliwość wypróbowania lokalnych napojów
i regionalnych gatunków wina. Nie zauważają, że w jakikolwiek sposób obniżasz
jakość przyjęcia. Wszystko zostało przedstawione w programie przyjęcia.
• Poznaj swoją klientelę. „Im bardziej klienci są przyzwyczajeni do
przystawek, tym mniej będą konsumować” zauważył niezależny organizator
konferencji. „Na przykład bankierzy, lekarze i niezależni właściciele
przedsiębiorstw, historycznie rzecz ujmując, nie dojadają swoich przystawek. Z
powodu prowadzonych przez siebie spraw biznesowych i stylu życia, stale stykają
się z tego rodzaju usługami i siłą rzeczy są mniej zafascynowani różnorodnością
ofert kulinarnych. Tak więc, możesz zamówić mniej artykułów żywnościowych, a i
tak dużo ci pozostanie.
Z drugiej strony, w grupach o niższych dochodach – lub w grupach z
restrykcyjnymi budżetami – starannie zaplanowanie przyjęcie jest rzeczą
zasadniczą. „Ludzie z tych grup znajdą nowe sposoby na zmieszczenie 25
przystawek na 6-calowym talerzu.” kontynuowała. Bez odpowiednich gwarancji,
ustawień i kontroli, najbardziej szczodra zastawa przystawek zniknie w
przeciągu 20 minut.”
• Wprowadź serwowanie przystawek przez obsługę. Koszty pracy będą z tego
tytułu wyższe, ale będą zrekompensowane niższymi kosztami artykułów
żywnościowych, ponieważ ludzie jedzą mniej wtedy, gdy posiłki są serwowane
przez obsługę - powiedziała Patti Shock, współautorka podręcznika Hotel
Catering: A Handbook for Sales and Operations i profesor nadzwyczajny w William
F. Harrah College of Hotel Administration na Uniwersytecie Nevada w Las Vegas.
„Ogólnie rzecz biorąc, jeżeli potrawy są wyłożone w formie bufecie, aby goście
mogli się nimi częstować, ich konsumpcja będzie dwukrotnie wyższa, niż byłaby, gdyby
je podawać poprzez pracowników obsługi.” zauważyła. „Możesz również kontrolować
tempo obsługi. Na przykład, możesz spowolnić obsługę, wysyłając kelnerów z
tacami co 15 minut, zamiast wykładania jednorazowo całości zapasów.”
• Podczas serwowania przystawek przez obsługę, nakładaj jeden rodzaj
przystawki na każdą tacę. W innym przypadku uczestnicy przyjęcia będą zbyt
długo decydować się, jakim rodzajem przystawki poczęstować się lub mogą
zdecydować się na skosztowanie wszystkich rodzajów, powiedziała Shock. „Będzie
to opóźniało obsługę, ponieważ kelnerzy nie będą mogli obsługiwać sali szybko i
efektywnie” zauważyła. „Może to również zachęcać do nadmiernej konsumpcji i
wynikających z tego strat.”
• Ustawiaj stoliki z bufetem przy ścianie. Konsumpcja obniża się wtedy,
gdy uczestnicy przyjęcia nie mają pełnego (360-stopniowego) dostępu do stolika
bufetowego.
• Nie używaj talerzy rozmiaru kolacyjnego. Jeżeli je stosujesz,
zachęcasz gości do nadmiernej konsumpcji i powodujesz straty. „Gość może
nałożyć sobie pełen talerz, zjeść trochę, odłożyć go gdzieś, zapomnieć o nim, a
następnie pójść po następny talerz, aby powtórzyć wymienione czynności.”
zauważyła Shock. „Co więcej, ludzie korzystający z dużych talerzy, mają
tendencję do siadania i konsumowania, a nie integrowania się z innymi
uczestnikami, jeżeli w ogóle mieli taki zamiar. Używaj talerzy przeznaczonych
do nakładania sałatek lub chleba i masła. A jeżeli jest to możliwe, używaj po
prostu serwetek.
• Spowoduj, aby przy każdym stoliku bufetowym, znajdował się pracownik
obsługi. Jego lub jej funkcja będzie polegała na uzupełnianiu przystawek,
usuwaniu używanej zastawy, usuwaniu okruchów i odpadków i działanie jako
„czynnik odstraszający”, do pohamowywania tendencji uczestników przyjęcia do
przeładowywania swoich talerzy lub wielokrotnego korzystania z przystawek -
radzi Shock.
• Zdecyduj czy serwowanie przystawek jest tańsze na sztuki, czy na osoby.
Kupuj na sztuki, a jeżeli zamawiasz na osobę, zorientuj się, ile sztuk na osobę
przypada w określonej cenie jednostkowej.
• Zamawiaj odpowiednią ilość żywności, ale niezbyt wiele. Stosuj
następujące zasady: uncja suchych przekąsek na każdą osobę, wystarczająca ilość
artykułów do przybrania (takich jak ser lub warzywa) dla jednej trzeciej
uczestników, wystarczająca ilość artykułów na stanowiska dla połowy
uczestników, jedna gorąca przekąska każdego rodzaju dla każdej osoby i
wystarczająca ilość deserów i kawy dla jednej trzeciej, do połowy uczestników
(Szacunki te są prawidłowe przy założeniu, że przyjęcie zastąpi tradycyjną
kolację).
• Oferuj większe ilości przy mniejszym asortymencie przystawek. „Jeżeli
masz sześć rodzajów gorących przekąsek, ludzie mogą wziąć dwie z każdego
rodzaju na ogólną ilość dwunastu, przypadającą na każdą osobę” powiedziała
Arlen Scheff, prezes firmy Meetings w Irvine w Kalifornii. „Ale jeżeli masz
cztery rodzaje przekąsek i ludzie biorą po dwie z każdego rodzaju, to konsumują
tylko osiem na osobę.”
• Zapewnij potrawy bogate w skrobię i wysoko proteinowe. Tego rodzaju
potrawy, dłużej pozostają w systemie krwionośnym i opóźniają wchłanianie
alkoholu do organizmu. Unikaj potraw słonych, tłustych lub słodkich, które
powodują powstawanie pragnienia, które goście najprawdopodobniej ugaszą
dodatkowymi drinkami.
• Upewnij się, że przekąski mają rozmiar kęsa. Spowoduje to, że
przekąski można będzie łatwiej konsumować, co pozwoli uczestnikom wypróbowanie
większej ich ilości, bez pozostawiania resztek. Powinny one być również wygodne
w przytrzymywaniu i jedzeniu – nie lepkie i zatłuszczone. „Unikaj przekąsek w
sosie, takich jak pieczone skrzydełka z kurczaka, które mogą ociekać w czasie
jedzenia” zaleca Shock. „Zamiast nich zaoferuj polędwiczki z kurczaka z osobno
serwowanym skondensowanym sosem.”
• Ograniczaj do minimum możliwość siadania. Dostępność stolików i
krzeseł, zachęca ludzi do siadania i jedzenia, niż do integrowania się w
grupach. Krzesła dla 25 do 30 % uczestników są ilością optymalną.
• Pamiętaj, że rozrywki takie, jak muzyka, zabawa i taniec, redukują
konsumpcję. Wskazówki przy planowaniu części przyjęcia związanej z
napojami, obejmują następujące zagadnienia:
- Zorganizuj jeden bar na każdych 75 gości. Po sześciu barach możesz
rozszerzyć proporcje do jednego baru na 100 gości.
- Rozmieść bary w takich miejscach, aby zachęcić ludzi do przemieszczania
się po sali. „Nie powinieneś rozmieszczać barów w pobliżu stanowisk z
potrawami lub obszarów z miejscami do siedzenia” powiedział Mike Burns,
dyrektor w firmie Conferon. „One powinny się znajdować w rozsądnej odległości,
ale nie powinny być tak blisko, aby dochodziło do wpadania na siebie.”
- Nie otwieraj wszystkich barów jednocześnie. W pierwszej kolejności
otwórz bary umieszczone najdalej od wejścia, aby uniknąć blokad ruchu. W
ostatniej kolejności otwórz bary usytuowane w pobliżu wejścia.
- Nie zamykaj wszystkich barów jednocześnie. W pierwszej kolejności
zamykaj bary znajdujące się w tyle sali – na 15 do 20 minut przed planowanym
zakończeniem przyjęcia. Następnie po ośmiu lub dziewięciu minutach zamykaj
kolejne bary, kierując się ku wejściu na salę.
Źródło: Conferon
© Copyright 2006 www.pcma.org
Przedruk i tłumaczenie za zgodą Convene - magazynu wydawanego przez
Professional Convention Management Association.
|