Lokalizacja konferencji bądź imprezy może pomóc lub zaszkodzić ci w odniesieniu sukcesu. Lokalizacja, którą wybierzesz, ustala i kreuje właściwe otoczenie dla wydarzeń, które będą tu miały miejsce. Budżet, oczywiście, odgrywa najważniejszą rolę. Korzystanie z własnej, wewnętrznej salki konferencyjnej, to oszczędność pieniędzy, ale zastanów się, czy to jest na pewno najlepsze miejsce na zorganizowanie spotkania? W istocie powinieneś pomyśleć o miejscu, które minimalizuje zakłócanie spokoju, oferuje komfort i wygodę, spełnia wymogi sprzętowe i przestrzenne i przedstawia pożądany wizerunek. Kiedy nadejdzie czas wyboru właściwej lokalizacji twojej konferencji, zwróć uwagę na dziewięć, podanych niżej, cech charakterystycznych sali lub sal, nad którymi się zastanawiasz i skorzystaj z pytań ułożonych według listy kontrolnej, abyś mógł podjąć jak najlepszą decyzję.
1. Przestrzeń: Czy wszyscy będą mogli wygodnie dotrzeć do swoich miejsc, kiedy zostaną już poustawiane krzesła, stoliki, miejsca przy przejściach, scena lub inny obszar, w którym dokonywana jest prezentacja i cały sprzęt audiowizualny potrzebny przy realizacji konferencji? Jeżeli jesteś nowicjuszem w tej dziedzinie, poproś o radę osobę z miejsca spotkania, z którą się kontaktujesz.
2. Temperatura: Czy sala jest wyposażona w urządzenia klimatyzacyjne lub grzewcze? Jakimi środkami regulacyjnymi będziesz dysponował w przypadku, kiedy temperatura ciał spowoduje mało komfortowy wzrost temperatury? Na nieszczęście, okna nie są wystarczającym substytutem urządzeń klimatyzacyjnych, ponieważ kiedy są otwarte, nie chronią przed dobieganiem do sali hałasów i zewnętrznych czynników rozpraszających uwagę, jak również świeżego powietrza (które może nie być takie świeże, jakby się zdawało). Wiele profesjonalnych pomieszczeń posiada regulatory temperatury zlokalizowane centralnie, ponieważ możesz być zmuszony do ustawienia odpowiedniej temperatury, w przedziale pomiędzy Arktyką, a Saharą w indywidualnych salkach przystosowanych do odbywania spotkań.
3. Oświetlenie: Jakie regulatory oświetlenia będziesz miał do dyspozycji? Czy będziesz mógł dokonać zaciemnienia pomieszczenia, kiedy będzie tego wymagała projekcja obrazów na ekranie, tak by były czytelne dla uczestników? Czy będziesz je mógł odpowiednio silnie naświetlić, aby uczestnicy mogli bez przeszkód sporządzać notatki z wykładów, zamiast zasypiać?
Idealnie byłoby, gdybyś mógł regulować i przyciemniać światła indywidualnie przy każdym stanowisku w sali konferencyjnej. Jeżeli nie możesz regulować oświetlenia, możesz spowodować, aby zarządzający salami konferencyjnymi, przed rozpoczęciem konferencji, zmienili żarówki w odpowiednich miejscach w celu przystosowanie oświetlenia do żądanego natężenia. Jest to szczególnie ważne w przypadku żarówek, które świecą bezpośrednio ponad lub na ekran prezentacyjny, powodując efekt 'rozmywania się' obrazów.
4. Widoczność: Czy nie będziesz w stanie odpowiednio rozlokować uczestników we wszystkich obszarach pomieszczenia z powodu zasłaniających widoczność kolumn, niskiego sufitu lub innych przeszkód uniemożliwiających prawidłową widoczność? Najlepiej dowiesz się o tego typu niespodziankach poprzez inspekcję sali konferencyjnej. Nie możesz polegać na szczegółowym opisie sali, który nigdy nie podaje tego rodzaju danych. Jednakże, jeżeli inspekcja sali na miejscu nie jest możliwa, przeprowadź szczegółową rozmowę z osobą do kontaktu, aby uniknąć późniejszych rozczarowań.
5. Potencjalne zakłócenia: Jakie potencjalne zakłócenia powodują, że pomieszczenie nie jest idealnym miejscem na twoją konferencję? Czy urządzenia klimatyzacyjne nie są zbyt hałaśliwe? Czy sala nie jest usytuowana przy ruchliwej miejskiej ulicy? Czy głośne odgłosy tupotu nóg wywoływane przez przechodzących korytarzem osoby, odwracają uwagę uczestników od tematu konferencji? Czy sala nie jest zlokalizowana w sąsiedztwie kuchni lub nad konferencyjną salą plenarną, gdzie mogą odbywać się próby generalne jakichś przedstawień? Czy ściany sali są odpowiednio grube by wytłumiać zewnętrzne odgłosy mogące zakłócać tok spotkania? A co z systemem dźwiękowym, czy słyszalne są sprzężenia zwrotne pomiędzy pokojami? Jedynym sposobem sprawdzenia wszystkich tych kwestii, to ich przetestowanie na miejscu.
6. Miejsca siedzące i stoliki: Czy twoja sala konferencyjna posiada odpowiednią ilość miejsc siedzących i stolików, czy będziesz je musiał wypożyczyć? Czy w takim przypadku jesteś ograniczony do możliwości wypożyczania sprzętu z innych pomieszczeń miejsca konferencji, czy też możesz skorzystać z usług dostawcy zewnętrznego? Jeżeli na wyposażeniu sali są jakieś niepotrzebne lub nieodpowiednie, z punktu widzenia organizowanej konferencji, meble, czy będziesz mógł je usunąć i zmagazynować? Czy wynajmujący pomieszczenie zapewnia wykonanie takiej usługi bezpłatnie, czy też jest jakaś dodatkowa opłata?
Aby ułatwić sobie życie, zażądaj szczegółowego planu pomieszczenia, z którego będziesz korzystał. Pomoże ci to ogromnie w zorientowaniu się, w jaki sposób rozplanować miejsca siedzące, scenę i urządzenia.
Bądź świadom tego, że jeżeli planujesz korzystanie z tego samego pomieszczenia dla kilku prelegentów lub na kilka konferencji, musisz skonfigurować najlepsze rozwiązanie, które w ogólnych zarysach będzie odpowiadało każdemu z nich i będzie się nadawało na każde spotkanie. Chciałbyś przecież uniknąć kosztów związanych z każdorazową zmianą konfiguracji pomieszczenia.
7. Czas wynajmu: Upewnij się, że będziesz miał odpowiednio wczesny dostęp do sali, aby zlokalizować i rozwiązać wszelkie ewentualne i nieoczekiwane problemy, zanim konferencja się rozpocznie. Zarezerwuj czas dla techników audiowizualnych, specjalistów do spraw oświetlenia, dostawców krzeseł i stolików, dostawców żywności i wszystkich innych dostawców usług, do wykonania ich obowiązków, zanim zjawią się pierwsi uczestnicy spotkania. Być może będziesz musiał również zagwarantować czas na próby dla poszczególnych prelegentów, aby zapoznali się i zaadaptowali do otoczenia i do prześledzenia swoich prezentacji w celu wychwycenia ewentualnych błędów, takich jak na przykład odpowiednia widoczność.
8. Pojemność pomieszczenia: Dowiedz się jaka jest zgodnie z obowiązującymi przepisami, pojemność pomieszczenia i nie przekraczaj tej ilości. Sprawdź także wszystkie wyjścia awaryjne i uwzględnij je w swoich planach organizacyjnych, uważając, aby ich nie zastawiać urządzeniami scenicznymi bądź miejscami siedzącymi. Upewnij się, że wszystkie wyjścia są prawidłowo oznakowane i oświetlone.
9. Podstawowe pozycje: Dowiedz się odpowiednio wcześnie czy wynajmujący zapewnia wszystkie podstawowe rzeczy bezpłatnie, czy za dodatkową opłatą. Jakiekolwiek inne pozycje, tu nie wymienione, a dostarczone przez wynajmującego, potrzebne dla organizacji konferencji, powinny być częścią negocjacji kontraktu:
- przykrycia na wszystkie stoliki, z których będziesz korzystał, takie jak obrusy i/lub serwetki,
- woda i szklanki dla uczestników konferencji,
- notatniki i długopisy,
- tace ze słodyczami na każdym stoliku,
- scena i rekwizyty sceniczne, jak pulpit, kwietniki itp.
- sztalugi lub stojaki na oznakowanie i same znaki kierujące uczestników do właściwych sal,
- flipcharty lub inne rekwizyty dla prelegentów,
- przedłużacze i rozgałęźniki elektryczne oraz dodatkowe stoliki na sprzęt do projekcji,
- dodatkowe oświetlenie, o ile będzie konieczne,
- wyposażenie audiowizualne, takie jak mikrofony, projektor, ekran i tak dalej. Jeżeli wynajmujący zapewnia taki sprzęt, to czy zapewnia również ekipę techniczną do jego obsługi w przypadku wadliwego działania?
- stojaki i sznurki, w razie konieczności
Sprawdź wcześniej, które pozycje będziesz musiał wynająć od dostawcy zewnętrznego, aby zagwarantować sobie wystarczającą ilość czasu na dokonanie odpowiednich przystosowań i adaptacji.
Susan Friedmann
|
