Hotelowi fachowcy od Public Relations

W dzisiejszej elektronicznej epoce informacji i komunikacji, nadszedł już czas dla hotelowych praktyków public relations na zaktualizowanie struktury oraz zawartości komunikatów prasowych.

Tradycyjny styl komunikatów prasowych: Kiedy około 20 lat temu uczęszczałam na kursy podyplomowe kończące magisterium w dziedzinie public relations, bardzo uzdolnieni wykładowcy i praktycy w obszarze public relations, nauczyli mnie, w jaki sposób napisać kunsztowny komunikat prasowy. Gromadzenie słów w formie „odwrotnej piramidy” lub „gazetowej” strukturze oświadczenia dla mediów było decydujące. Twoje najważniejsze słowa „kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak” znajdowały się w czołówce, a po nich następowały mniej ważne szczegóły i na koniec cytaty z kierownictwa oraz zupełnie na koniec, powszechnie stosowany standard, w którym umieszczano tak dużo informacji o twoim przedsiębiorstwie, jak tylko można byłoby sobie wyobrazić.

W dzisiejszej elektronicznej epoce informacji i komunikacji, nie jest niespodzianką dla nikogo, że jakość piśmiennictwa znacznie się pogorszyła. Gramatyka, doskonałość w doborze słów, interpunkcja i jakość zawartości tekstowej, nie jest po prostu taka, jak bywała dawniej. Komunikaty przeznaczone dla Internetu, komunikaty prasowe w formie poczty elektronicznej, prasowe promocje reklamowe, stały się bylejakie, niechlujne i niedokładne, częściowo z tego powodu, że firmy nie zatrudniają profesjonalnie wyszkolonych fachowców PR do komunikowania się z mediami. Ponadto, ponieważ emaile tekstowe i komunikacja na forach internetowych wymagają szybkości przepływu informacji i ich własnych słownikowych skrótowców , więc dokładność i jakość są poświęcane na ich ołtarzu.

Towarzyskie media: Koncepcja, jak współpracować z „towarzyskimi mediami” jest integralną częścią twojej działalności PR. W rzeczywistości, zdolność naszych klientów i gości do komentowania hotelowej obsługi i jej efektywności poprzez blogi lub inne elektroniczne miejsca kontaktowe stały się potężniejsze od ilości diamentów lub gwiazdek posiadanych przez twój hotel. Nasza potrzeba komunikacji z tradycyjną prasą przy pomocy poczty elektronicznej, jak również z nową generacją prasy lub „użytkownikami blogów” jest także istotna, a obecnie jest nową częścią naszej taktyki public relations. Podczas gdy w skład „bloggersów” wchodzą zarówno amatorzy, jak i profesjonalnie wyszkoleni dziennikarze, to faktem jest, że wszyscy oni są głosami rozbrzmiewającymi w cyberprzestrzeni, a my chcemy prokurować pozytywne rozmowy o naszych hotelach.

Sugerowane praktyki: Jako członkini sekcji turystycznej - Travel & Tourism, amerykańskiego towarzystwa PR – Public Relations Society of America oraz nowojorskiej k HSMAI (Hospitality Sales & Marketing Association International), uczestniczyłam w bardzo wielu seminariach i dyskusjach w ciągu ostatniego roku, odnoszących się do elektronicznego marketingu i public relations. Często słyszałam przedstawicieli prasy, a szczególnie bloggersów, zachęcających fachowców PR.do komunikowania się z nimi przy pomocy emaili:

• Wystarczy sztucznie wymyślanych, napuszonych cytatów, jakie tworzymy dla naszych Dyrektorów Naczelnych. Dziennikarze i bloggersi być może sami chcieliby zacytować osoby z kierownictwa firmy, dodając treści ich zdaniem istotne.
• Jeżeli cytujesz dyrektora, zamieść odnoszące się do sprawy szczegóły, zacytuj liczby lub statystykę, a nie tylko „gładkie” wyrażenia, których miałkość może wywnioskować każdy czytelnik. Wiadomości elektroniczne są obecnie bardzo przejrzyste i widać, jak na dłoni, kiedy jakieś dane po prostu sobie wymyślimy.
• Wystarczy standardowych wzorców umieszczanych na końcu każdego komunikatu prasowego, wypełnionych niekończącymi się szczegółami dotyczącymi przedsiębiorstwa lub właścicieli, co odciąga czytelnika od głównego tematu, w związku z którym ten komunikat powstał.
• Korzystaj z odsyłaczy tekstowych. Wprowadź odsyłacze wewnątrz swoich wersji tekstu komunikatu prasowego, aby skierować czytelnika do swojej własnej strony prasowej. Na tej właśnie, i tylko na tej stronie, możesz zamieścić bardzo bogaty i bardzo szczegółowy materiał informacyjny o swojej firmie.
• Jeżeli twoja firma hotelarska wyszczególnia w formie listy, w komunikacie prasowym, swoje walory, dodaj do każdego z nich link, odsyłający czytelnika do odpowiedniego miejsca na twojej stronie internetowej, tak by osoba reprezentująca media mogła uzyskać więcej informacji z miejsca, które powinno być głównym źródłem informacji o obiekcie – czyli z twojej strony internetowej.
• Upewnij się, aby komunikat prasowy znajdował się w sekcji tekstowej emaila dla umożliwienia prasie cięcia i wklejania odpowiednich fragmentów tekstu bezpośrednio do ich artykułów. Żadnych Załączników – taka jest zasada.
• Powinniśmy wykorzystywać optymalizację dostosowującą strony do wyszukiwarek (SEO), aby je odpowiednio wyeksponować. Rozważ, kiedy tylko będzie to właściwe, wykorzystywanie słów i fraz kluczowych tak, by nasz komunikat prasowy znalazł się w najlepszej pozycji umożliwiającej większy ruch i widoczność w sieci.
• Upewnij się, czy twoja główna czcionka jest czytelna, czysta i przyciągająca wzrok.
• Nie zapomnij, oczywiście, załączyć aktywnego linka do kontaktowej poczty elektronicznej z zapytaniami o więcej informacji, tak by prasa mogła niezwłocznie wysłać ci emaila z jakimikolwiek dodatkowymi pytaniami

Jakość: W miarę modyfikowania wyglądu i zawartości twoich komunikatów prasowych dla współczesnych mediów elektronicznych, jakość powinna pozostawać na wysokim poziomie. Twoja pisownia, gramatyka, interpunkcja, szczegółowość informacji i jakość zawartości muszą pozostawać twoją silną stroną. Polega to po prostu na upraszczaniu. Nadszedł czas na zmodyfikowanie wyglądu i zawartości naszych komunikatów dla współczesnych mediów elektronicznych. Musimy być dostępni poprzez elektroniczne media oraz poprzez własne komunikaty prasowe.

Jeżeli jeszcze tego nie uczyniły, to szkoły dziennikarskie i programy PR powinny poważnie rozważyć aktualizację swoich kursów w zakresie pisania oświadczeń dla mediów. Zanim to zrobią, dlaczego nie mielibyśmy stać się liderami w tej dziedzinie i zmodyfikować nasze tradycyjne komunikaty, aby lepiej współpracować z mediami komunikacyjnymi dwudziestego pierwszego wieku?

Leora Lanz